รับทำบัญชี.COM | ความสำคัญของเอกสารหลักฐานประกอบการลงบัญชี?

การลงรายการในสมุดบัญชี นักบัญชีต้องใช้เอกสาร ประเภทที่หนึ่ง

           ในการลงบัญชีสิ่งหนึ่งที่มีความสำคัญมากนั่นก็คือ เอกสารหลักฐานซึ่งเป็นเอกสารหลักฐานทางการค้าเมื่อได้มาแล้วนักบัญชีจะต้องนำมาวิเคราะห์รายการทางบัเญชีแล้วจึงนำมาบันทึกบัญชีลงในสมุดบัญชีต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง แล้วผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภท จากนั้นจึงทำการเก็บงบทดลองเพื่อพิสูจน์ความถูกต้องในการบันทึกบัญชี เมื่อถูกต้องดีแล้วก็สามารถจัดทำงบการเงินของกิจการได้

ความรู้เรื่องเอกสารหลักฐานประกอบการลงบัญชี ปัญหาของกิจการที่ควรระมัดระวังเป็นอย่างยิ่งก็คือเรื่องของงบการเงิน ที่จะสร้างความไม่น่าเชื่อถือหรือไม่ถูกต้องได้ ซึ่งสาเหตุส่วนหนึ่งก็เกิดมาจากเอกสารหลักฐานที่ใช้ประกอบการบันทึกบัญชีไม่เป็นไปตาม พ.ร.บ.การบัญชี พ.ศ.2543 ซึ่งเป็นกฎหมายบัญชีที่กำหนดให้เอกสารประกอบการลงบัญชีไว้ดังนี้

เอกสารประกอบการลงบัญชีหมายถึง บันทึก หนังสือ หรือเอกสารใด ๆ ที่นำมาใช้เป็นหลักฐานในการลงรายการบัญชี เราอาจจะเคยเห็นเอกสารประกอบการลงบัญชีที่มีความหลากหลาย ซึ่งสามารถแยกออกได้เป็น 3 ประเภทคือหนึ่ง เอกสารที่จัดทำขึ้นโดยบุคคลภายนอก สอง เอกสารที่จัดทำขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีทำออกมาเพื่อให้แก่บุคคลภายนอก สาม เอกสารที่จัดทำขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเพื่อใช้ในกิจการ เชื่อว่านักบัญชีคงจะได้พบเจอกับเอกสารประกอบการลงบัญชีทั้ง 3 ประเภท จึงทำให้มีความเข้าใจมากขึ้นเมื่อพูดถึงเอกสารประกอบการลงบัญชีชนิดใดขึ้นมา

ข้อควรจำเกี่ยวกับเอกสารประกอบการลงบัญชี ในการลงรายการในสมุดบัญชี นักบัญชีต้องใช้เอกสาร ประเภทที่หนึ่งและสองก่อน คือ เอกสารที่จัดทำขึ้นโดยบุคคลภายนอกและเอกสารที่จัดทำขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีทำออกมาเพื่อให้แก่บุคคลภายนอก หากไม่มีเอกสารทั้ง 2 ประเภท ก็ให้ใช้เอกสารประกอบบัญชีประเภทที่สาม คือ เอกสารที่จัดทำขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเพื่อใช้ในกิจการ โดยเอกสารประกอบการลงบัญชีทุกประเภทต้องแสดงรายการสำคัญ คือ ชื่อหรือชื่อที่ใช้ในการประกอบธุรกิจของผู้จัดทำเอกสาร ข้อนี้เชื่อว่าทุกคนเข้าใจเป็นอย่างดี ต่อไปเป็นชื่อของเอกสาร เลขที่ เล่มที่ (ถ้ามี) ของเอกสาร วัน เดือน ปี ที่ออกเอกสาร จำนวนเงินรวม

เมื่อนักบัญชีได้รับเอกสารประกอบการลงบัญชีมาจึงต้องตรวจสอบรายละเอียดดังกล่าวให้ครบถ้วนถูกต้อง เมื่อเห็นว่าไม่ถูกควรแย้งให้ผู้ออกเอกสารทำการแก้ไขให้ถูกต้อง เอกสารประกอบการลงบัญชีนับเป็นหลักฐานสำคัญเป็นที่เชื่อถือได้ว่ามีรายการค้าเกิดขึ้นจริงในการประกอบธุรกิจต่าง ๆ เพราะถ้าหากไม่มีเอกสารประกอบนักบัญชีก็ไม่สามารถจะลงรายการได้ เพราะการลงรายการไม่ว่าจะเป็นด้านรับหรือด้านจ่ายก็จะต้องมีที่มานั่นคือเอกสารประกอบการลงบัญชีนั่นเอง

หลายคนอาจเรียกว่าใบเสร็จรับเงิน หรือใบสำคัญจ่ายจากการที่เราไปซื้อสินค้ามาทางร้านค้าจะออกใบเสร็จรับเงินมาให้ นักบัญชีก็จะบันทึกรายการตามใบเสร็จรับเงินหรือใบสำคัญจ่ายที่กิจการได้ชำระเงินจ่ายออกไปนี้ ในขณะเดียวกันเมื่อกิจการมีรายได้ รับก็ต้องออกใบเสร็จรับเงินหรือหลักฐานการรับเงินให้กับลูกค้า นักบัญชีก็นำใบเสร็จรับเงินนี้มาประกอบในการบันทึกบัญชี ถึงจะเรียกว่าเป็นการบันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้นจริงอย่างถูกต้อง